Возвратная посылка приехала, но товар ещё нельзя найти среди остатков. Или наоборот: вещь лежит на столе проверки, а программа уже предлагает её следующему покупателю. Чтобы разобраться, нужно связать физический предмет с заказом, результатом осмотра и записью в учёте.
Для небольшого магазина достаточно отдельного места для возвратов и карточки, которую сотрудники дополняют по мере проверки. Ниже предложены такой шаблон и заполненный учебный пример. Материал посвящён обработке приехавшего товара; он не определяет права покупателя, сроки возврата или сумму выплаты.
Дайте посылке свой номер и свяжите её с заказом
Заведите внутренний номер возврата и укажите его на бирке у посылки. Номер заказа храните отдельным полем: по одному заказу могут прийти разные посылки, а внутри одной посылки может лежать несколько товаров. Номер отправления помогает найти перевозку, но не заменяет внутреннюю карточку проверки.
До вскрытия запишите дату получения, количество мест и видимые повреждения упаковки. После вскрытия сопоставьте фактический товар с конкретной строкой заказа: модель, вариант, артикул, количество, а при наличии поштучного учёта ещё и серийный номер. Фотография похожей модели не подтверждает соответствие варианта.
Если заказ или позиция пока не определены, так и запишите. Положите предмет в обозначенное место и назначьте ответственного за уточнение. Не подставляйте ближайший похожий заказ, чтобы закрыть карточку. Внутри рабочего листа достаточно ссылки или номера заказа; адрес и телефон покупателя не нужно переписывать на каждую бирку.
Отделите получение, осмотр и решение
Статусы ниже являются предлагаемыми внутренними отметками магазина. Они не обязаны совпадать со статусами заказов в вашей программе.
- Получено, не проверено. Предмет физически есть, но его соответствие и состояние ещё не подтверждены.
- Проверено, требуется решение. Наблюдения записаны, дальнейшее действие назначено ответственному.
- Разрешено вернуть в доступный остаток. Есть решение, указано количество, место хранения и кто отразит его в системе.
Не переносите все вещи из одной посылки в следующую группу общей отметкой, если они находятся в разном состоянии. Одну позицию с двумя одинаковыми единицами тоже можно разделить на две строки. При поштучном разделении дайте единицам временные обозначения, например В-030/1 и В-030/2, и сохраните их на бирках до завершения проверки.
Во время осмотра запишите факты: какой элемент отсутствует, где виден разрыв, совпадает ли маркировка. Фраза «не подходит для продажи» без наблюдения и решения не объясняет, что делать следующему сотруднику. Сохраните ссылку на снимок или документ рядом с нужной строкой.
Учебный пример: две одинаковые сумки, разные результаты
Все номера, товары, количества и наблюдения далее вымышлены. По заказу У-030 были отправлены две сумки-шоппера «Лист», оливковые, артикул BG-0200-01. В одной посылке возврата В-030 приехали обе. Товар проверяют в отдельном месте ВЗ-01, не на полке сборки заказов.
| Единица | Что проверили | Текущая отметка и действие |
|---|---|---|
| В-030/1, 1 шт. | Вариант совпал со строкой заказа; комплект соответствует описанию; замечаний при осмотре не записано | Ответственный разрешил вернуть 1 шт. в доступный остаток. Место после переноса: А-02 |
| В-030/2, 1 шт. | Вариант совпал; у основания ручки виден разошедшийся шов, фото В-030-02 | Требуется решение. Остаётся в ВЗ-01, доступный остаток по этой строке не пополняют |
Физически приехало 2 штуки. К переносу в доступный остаток разрешена 1, ещё 1 ожидает решения. Равенство 2 = 1 + 1 описывает распределение двух предметов в этой учебной карточке. Оно ничего не говорит о сумме возврата денег и не задаёт общий складской остаток магазина.
Разошедшийся шов является наблюдением, а не установленной причиной повреждения. В примере не выяснено, когда он появился. Сотрудник не дописывает вывод о вине покупателя или перевозчика. Ответственный отдельно фиксирует дальнейшее действие с предметом и основание решения.
Проверьте, не пополнила ли программа остаток раньше
Получение посылки, возврат денег и увеличение остатка могут происходить в разное время. Например, в официальной инструкции WooCommerce о возвратах пополнение остатка выбирают отдельной отметкой Restock refunded items. Там же указано, что простая смена статуса заказа на Refunded сама по себе не возвращает деньги. Поэтому по одному названию статуса нельзя понять всё, что произошло с заказом и товаром.
До изменения количества откройте историю именно нужной позиции: были ли уже пополнение, перемещение или корректировка по этому возврату. Сопоставьте номер документа, количество, время и место хранения. Если пополнение уже проведено, не прибавляйте ту же единицу вручную ещё раз. Если запись не соответствует результату осмотра, передайте расхождение ответственному за учёт и сохраните ссылку на прежнюю операцию.
В нашем примере перед переносом В-030/1 нужно проверить историю BG-0200-01 по возврату В-030, затем указать документ фактического изменения. Решение по В-030/2 остаётся отдельным. Нельзя назначить обеим единицам доступность только потому, что в заказе есть общий статус возврата.
Это порядок проверки, а не показ работы конкретной версии WooCommerce: стендовый возврат здесь не выполнялся. Кнопки, платёжный модуль и интеграция склада могут влиять на последовательность действий. Перед рабочей операцией нужно понимать, какое количество меняет выбранное поле: физическое, доступное или резерв.
Карточка возврата для копирования
Скопируйте блок в документ. Повторяйте часть «Строка проверки» для каждого товара или каждой единицы с отдельным результатом. Сохраняйте первоначальные наблюдения, когда дописываете решение.
КАРТОЧКА ПОЛУЧЕННОГО ВОЗВРАТА Номер возврата: ______ Дата получения / номер отправления / число мест: ______ Заказ / ссылка на заказ: ______ Кто получил / место до проверки: ______ Строка проверки: ______ Строка заказа / артикул / вариант: ______ Временная бирка единицы / серийный номер при наличии: ______ Количество / единица измерения: ______ Соответствие заказу: подтверждено / требуется уточнение Комплект / наблюдения о состоянии: ______ Фото или документ: ______ Проверил / дата: ______ Текущая отметка / место хранения: ______ Ответственный за решение / дата следующей проверки: ______ Решение / основание / количество: ______ Перед изменением учёта: Какая прежняя операция найдена / количество / документ: ______ Нужно новое действие или уточнение прежней записи: ______ Кто выполнил / документ / время / место после переноса: ______ Проверка результата: ______
Закройте карточку по факту выполненного действия
Проверьте, можно ли по карточке найти сам предмет, исходный заказ, наблюдение и последнюю операцию в системе. Повторное письмо покупателя о той же посылке не создаёт вторую физическую единицу. Перед новой записью ищите уже заведённый возврат по номеру отправления, заказу и составу. При этом не объединяйте две действительно разные посылки лишь потому, что у них один номер заказа.
После разрешённого переноса запишите место назначения и проверьте нужный вариант в системе. Показ наличия на сайте относится к проверке карточки товара. Если физическое количество и учёт всё же не сходятся, используйте отдельный лист пересчёта с журналом движений, а не исправляйте итог наугад.
Если по части возврата требуется решение, карточка остаётся открытой для этой части. Дата следующей проверки и имя ответственного помогают не потерять вещь в общем лотке. Завершённая строка содержит выполненное действие и его подтверждение, а не только обещание «разобраться позже».
Редакционный материал «Практики магазина». Подготовлен: 2026-10-29. Учебные примеры обозначены в тексте.